Hoe zit het met de urenregistratie?

Susanne Blijleven-Bos

Als ZZP’er krijg je vaak per uur betaald. Het is daarom heel belangrijk dat je goed je uren bijhoudt, want zeker als je gepassioneerd te werk gaat is een extra uurtje al snel gemaakt. Ook bij het jaarlijks opmaken van de inkomstenbelasting moet je kunnen aantonen hoeveel uur je in je onderneming hebt gestoken. Voorkom avondenlang zwoegen achter Excelsheets om alle uren overzichtelijk te maken en wen jezelf aan om wekelijks (of zelfs dagelijks) je urenregistratie bij te werken. Maar hoe doe je je urenregistratie op de goede manier? En waar moet je allemaal aan denken? Ga er even goed voor zitten, ik leg het je allemaal uit in de volgende onderwerpen:

  • Wat is het urencriterium?
  • Waarom moet je je uren bijhouden?
  • Welke uren moet en mag ik noteren?
  • Hoe kan ik mijn urenregistratie handig bijhouden?
  • Praktische tips voor urenregistratie

Iedereen houdt van efficiënt werken en daarom begin ik direct met een handige tip. Maak het jezelf makkelijk door mijn gratis Excel-document voor urenregistratie te downloaden. Het voordeel van werken met Excel versus een fysieke agenda is dat het meteen overzichtelijk maakt waar jij precies je geld aan uitgeeft en hoeveel uur je nog moet werken om aan het urencriterium te voldoen. Daarnaast is vermenigvuldigen en het aanpassen van cijfers gewoonweg makkelijker via Excel.  

  1.  Wat is het urencriterium?

De Belastingdienst heeft een urencriterium opgesteld om te beoordelen of je als ondernemer kan worden gezien. Dit urencriterium is vastgesteld op 1.225 uur per jaar voor zelfstandig ondernemers. Als je aan dit urencriterium voldoet kom je in aanmerking voor de starters- en de zelfstandigenaftrek. Dit zijn belastingvoordelen, dus het is zeker verstandig om te kijken of je hier recht heb op hebt. LET OP: het urencriterium houdt in dat je in een jaar altijd 1.225 uur moet maken. Ook als je pas halverwege het jaar bent begonnen met je onderneming dan mag je dit niet halveren naar 600 uur. Daarnaast moet je ook kunnen aantonen dat je uren aan je onderneming hebt besteed om deze te laten groeien (bijvoorbeeld door het opzetten van een website). Het urencriterium heeft 2 uitzonderingen:

  1. Als je zwanger bent dan mag je de niet gewerkte uren over twaalf weken wegschrijven.
  2. Als je starter bent (dit ben je als je de afgelopen 5 jaar 1 of meerdere jaren geen ondernemer bent geweest) dan mag je wel meer tijd besteden aan je baan in dienstverband, maar alsnog moet je aan de 1.225 zakelijke uren per jaar voldoen.
Zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek is een aftrekpost van € 7.030,- (= bedrag 2020) dat je mag aftrekken van de belasting die je moet betalen over je winst. Stel je maakt €10.000,- winst dan hoef je nog maar over € 2.970,- belasting te betalen. Daarnaast is er voor starters ook nog de startersaftrek van € 2.123,- (= bedrag 2020) (dit mag je 3 keer toepassen in je eerste 5 jaar als ondernemer). Dit zou betekenen dat je nog maar over € 847,- belasting hoeft te betalen. Hierdoor wordt belastingaangifte doen toch nét wat leuker! Gefeliciteerd! Je hebt je door het meest taaie en droge stuk van deze blog heengeslagen. Vanaf nu wordt het wat praktischer.  

  1.  Waarom moet je je uren bijhouden?

Je houdt je uren bij om de volgende twee redenen:

  1. Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek (en eventuele startseraftrek).
  2. Voor je eigen administratie: als je weet hoeveel tijd je ergens aan kwijt bent en hoe leuk je iets vindt kan je gerichtere keuzes maken in waar je geld aan wil besteden.

Als je al weet dat je toch niet aan het urencriterium voldoet en het niet nodig hebt voor je eigen administratie, dan kan het een keuze zijn om je uren niet bij te houden. Voldoe je wel aan het urencriterium, dan raad ik het je echt aan om je urenregistratie bij te houden. Dit kan je ruim €2.000,- aan belastingvoordeel opleveren en het bijhouden hoeft niet veel tijd te kosten. Makkelijk geld verdienen wil toch iedere ondernemer?  

  1.  Welke uren moet en mag ik noteren?

Alle uren die jij stopt in je onderneming tellen mee. Zowel de uren die je meteen door kan factureren aan je klant, maar ook de uren dat je bezig bent met het werken aan je bedrijf. Denk aan het volgen van een online training, reizen naar een klant, bezoeken van een netwerkbijeenkomst, social media, website bijwerken, paarden verzorgen (als ze zakelijk zijn) enzovoort. Zelfs de tijd van het lezen van deze blog draagt bij aan het urencriterium! Wat er niet onder valt is bijvoorbeeld sporten om als ondernemer fit te blijven. Dit is echt privé, tenzij je natuurlijk personal trainer bent. Je moet je uren per onderdeel specifiek opschrijven, bijvoorbeeld:

  • 2 uur aan website werken
  • 1 uur blog schrijven
  • 3 uur klanten bellen
  • 0,5 uur administratie bijwerken
  • 1,5 uur les geven

Je mag helaas niet zeggen dat je dagelijks 1 uur bezig bent met emails beantwoorden en daardoor dus 365 uur per jaar werkt. Je moet echt de uren per dag registeren.  

  1.  Hoe kan ik mijn urenregistratie handig bijhouden? 

De beste manier om dit bij te houden is op de manier die bij jou past. Het moet namelijk aantrekkelijk zijn om iedere dag of wekelijks bij te houden. Dit kan bijvoorbeeld gewoon in een papieren agenda. Mocht er controle komen door de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat je 1.225 uur hebt gewerkt. In dat geval zou je dus je uren uit je agenda moeten overtypen in Excel om een optelling te kunnen maken. Dit is eigenlijk dubbel werk en daarom gaat mijn voorkeur uit naar Excel of een app om uren te schrijven. Een gratis website om dit bij te houden is bijvoorbeeld tijdschrijven.com Maak het jezelf gemakkelijk en start met mijn  gratis Excel-document voor urenregistratie. Dit betreft voorbeelden van soorten uren die je kunt registeren, rekent dit vanzelf uit door vooringestelde formules en geeft een totaaloverzicht. Het laat zien hoeveel uur je kwijt bent per onderdeel (website, social media, direct werken voor je klant). Daarnaast kan je dit Excel-document zo persoonlijk maken als jij wilt en houdt het ook rekening met vrije dagen. Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan?  

  1.  Praktische tips voor urenregistratie

Hierbij nog wat praktische tips:

  • Doe wat voor jou het makkelijkste is, jij moet er immers mee werken.
  • Vragen of twijfel? Ik sta voor je klaar! Stuur me gewoon een mailtje of een appje.
  • Registreer je uren dagelijks aan het einde van de dag. Dan weet je nog precies waar je je uren aan hebt besteed en is het makkelijk bij te houden.

Mis je nog iets? Ik hoor het graag!