Wil jij je administratie op orde krijgen?

Susanne Blijleven-Bos

Het is alweer het einde van het jaar. Voor mij persoonlijk is dit het moment om na te denken hoe ik het komende jaar ga aanpakken. Als er iets is wat bij hippische ondernemers tot de goede voornemens behoort, dan is het wel het op orde krijgen van de administratie. Volgend jaar ga ik het echt goed doen. Herkenbaar?

Volgend jaar is mijn administratie op orde!

Heel eerlijk… waarom is het dat dit jaar nog niet? Komt het doordat je liever bij je paard bent? Dat je je boekhouding pas echt goed gaat oppakken als je gaat groeien? Geloof me, ik heb al heel veel redenen gehoord. Volgens mij zijn er twee dingen nodig om je administratie op orde te krijgen:

Weten hoe je dat moet aanpakken
Een stok achter de deur

Als je beide hebt, dan weet ik zeker dat het jou lukt. Ik heb al de meest grote chaoten geholpen om structuur aan te brengen in hun administratie.

Hoe pak je je administratie handig aan?

Dit bestaat in mijn optiek uit de volgende stappen:

Kies voor een boekhouder of boekhoudsoftware
Werk efficiënter door handige tools in te zetten (paardenwinst.nl/tools)
Open een zakelijke rekening
Leer jezelf boekhoudgewoonten aan

Daarnaast is het heel belangrijk om op een vast tijdstip wekelijks je boekhouding bij te werken. Om je administratie op orde te krijgen én te houden is het ontzettend belangrijk om nooit een achterstand te hebben. Hoe groter de achterstand, des te groter de stap om eraan te beginnen.

Boekhouder of boekhoudsoftware?

Stop direct met boekhouden in Excel. Natuurlijk is het gratis, maar ik zie vaak dat er fouten worden gemaakt. Het makkelijkste is natuurlijk een boekhouder inhuren, maar ik ben van mening dat je het ook zelf kunt, mits je gebruik maakt van boekhoudsoftware. Deze software maakt het stukken makkelijker om je boekhouding te doen en vergroot de kans op fouten enorm. Daarnaast geven de meeste softwareleveranciers je ook handige tips. Voor software die ik aanraad kijk je op www.paardenwinst.nl/tools Zelf de boekhouding doen is voordeliger dan het laten uitvoeren door een boekhouder. Alleen loop je wel de kans dat je niet optimaal gebruik maakt van alle belastingvoordelen en wil je belastingboetes voorkomen. Een oplossing hiervoor is mijn ‘doe-het-zelf-pakket’. Hierbij mag je onbeperkt vragen stellen via WhatsApp (ook ’s avonds) en krijg je altijd een duidelijk antwoord. Het is de belastingtelefoon die wél bereikbaar en begrijpelijk is. Daarnaast krijg je wekelijks een mail met een korte opdracht om je administratie op orde te krijgen én geef ik maandelijks een webinar met een live Q&A. Meer weten? www.paardenwinst.nl/doehetzelf/

Handige tools

Tegenwoordig wordt voor elk probleem wel een oplossing verzonnen. Zelf ben ik superfan van handige tools die je administratie makkelijker maken. Denk hierbij aan boekhoudsoftware, een gratis app voor je urenregistratie, apps voor je kilometerregistratie, apps om sneller te werken, enzovoort. Mijn favoriete apps heb ik voor je verzameld op www.paardenwinst.nl/tools Weet jij nog een handige app? Zeg het me gerust! Samen maken we het overzicht steeds completer.

Zakelijke rekening

Ik kan het niet vaak genoeg zeggen… OPEN DIE ZAKELIJKE REKENING. Om eerlijk te zijn mogen klanten geeneens klant worden bij mij als ze geen zakelijke rekening hebben. Een zakelijke rekening lijkt misschien extra werk, maar bespaart juist veel werk. Dankzij deze rekening krijg je veel meer grip op cijfers en vergeet je facturen minder snel. Daarnaast kan je veel beter bijhouden van wie je nog geld moet krijgen.

Boekhoudgewoonten

Boekhoudgewoonten gaan jou de meeste tijd opleveren. Niets gaat zo makkelijk en kost zo weinig tijd als een gewoonte. Het enige nadeel van een gewoonte is dat het gemiddeld 66 dagen duurt om een gewoonte te worden. Als je heel weinig tijd wilt kwijt zijn aan je boekhouding, dan moet je boekhoudgewoonten aanleren! Met boekhoudgewoonten bedoel ik dat je de volgende dingen voortaan direct doet:

Een inkoopfactuur/bonnetje zet je direct in je boekhoudsoftware
Gemaakte zakelijke uren noteer je direct
Gereden zakelijke kilometers noteer je direct

Daarnaast check je dagelijks je banksaldo en ik beloof je dat dit echt maximaal 5 minuten per dag duurt! Nu hoef je bovenstaande enkel maar 66 dagen vol te houden en je boekhouding is een gewoonte. Op die manier ben je nooit meer wat kwijt en is je administratie altijd op orde. Daarnaast ontkom je er helaas niet aan om wekelijks een half uur voor je administratie in te plannen. Dit halve uur gebruik je voor:

Maken van verkoopfacturen
Betalen van openstaande facturen
Versturen van herinneringen

TIP! Pak je agenda en plan wekelijks een half uur in voor je administratie. Uiteraard mag bovenstaande ook dagelijks als je dat liever hebt, zolang je het maar niet langer dan een week uitstelt!

Een stok achter de deur

Als het allemaal zo eenvoudig was, dan had iedereen zijn boekhouding wel op orde. Het grootste probleem is dat de administratie vaak de minste prioriteit heeft. Andere dingen zijn belangrijker (en leuker). Wat veel ondernemers helpt is om een stok achter de deur te hebben. Dit kan al bestaan uit een simpel wekelijks appje met de vraag of je je boekhouding al hebt gedaan. Zoek dus een collega-ondernemer met wie je wekelijks even contact hebt om ervoor te zorgen dat jullie beiden jullie doelen behalen.

Een compleet handboek om je administratie op orde te krijgen

Kan je wel meer ondersteuning gebruiken dan alleen bovenstaande? Speciaal daarvoor heb ik een boek geschreven: ‘Paard en winst – Administratie op orde’. Dit is een compleet en begrijpelijk handboek boordevol praktische tips om je administratie op orde te krijgen. Het boek is zo geschreven dat het makkelijk wegleest en goed te begrijpen is. In het boek behandel ik drie onderwerpen:

De basis van elke hippische onderneming
Hoe je jouw boekhouding op orde krijgt
De belangrijkste belastingregels

Wil je dit boek? Je kunt hem bestellen via www.paardenwinst.nl/boek