Hoera! Jouw onderneming heeft een actieve geldstroom en dat betekent dat jij succesvol ondernemer bent. Deze geldstroom betreft geld dat je van klanten ontvangt en kosten die je maakt voor je onderneming. Een goede boekhouding is hierbij zeer belangrijk, zodat je niet voor onverwachte kosten komt te staan. Maar waar ondernemers vaak succesvol zijn in de core business van hun onderneming, is het onderdeel boekhouden vaak nog een vaag begrip. Toch verkondigen sommige boekhouders dat boekhouding vrij simpel is. Dus nu rijst de vraag: hoe simpel is boekhouden nu echt? Ik kan je direct vertellen dat je de basis van boekhouden snel onder de knie hebt, maar er zijn heel wat uitzonderingen op de regel die wat roet in het eten kunnen gooien. Geen reden tot paniek, ik leg het je allemaal uit! Om te beginnen met het onderwerp ‘zakelijke kosten’ dat ik in deze blog behandel.
1 Waarom moet je zakelijke kosten bijhouden?
- Bij het betalen van je btw mag je de betaalde btw van je zakelijke kosten aftrekken.
- Bij de aangifte van inkomstenbelasting betaal je alleen belasting over je winst (omzet minus zakelijke kosten). Het is dus van belang om precies te weten hoeveel je mag aftrekken.
Simpel gezegd hoe meer zakelijke kosten je maakt, des te minder btw je moet betalen. Je zou kunnen zeggen dat dit heel gunstig is, maar ik ben van mening dat je juist goed bezig bent als je veel belasting moet betalen. Maar dat is een leuk discussiepunt voor in een andere blog, eerst even terug naar de zakelijke kosten.
2 Welke kosten mag ik aftrekken?
In de hoofdregel zijn dit alleen zakelijke kosten, dus geen privékosten. Helaas is het niet zo eenvoudig, doordat er een aantal uitzonderingen bestaan die door iedere boekhouder/ondernemer weer anders worden geïnterpreteerd. Daardoor wordt het nogal een grijs gebied. In deze blog geef ik mijn mening/interpretatie, maar houd in je achterhoofd dat andere mensen hier een ander idee over kunnen hebben (zelfs de Belastingdienst). Via
deze link kan je zien wat de Belastingdienst er zelf over zegt.
3 De volgende kosten mag je volledig aftrekken:
Alle kosten die nodig zijn voor jouw onderneming, oftewel zakelijke kosten. Denk hierbij ook aan vakliteratuur en zakelijke reiskosten voor openbaar vervoer, auto, taxi en vliegtuig. Heb je geen zakelijke auto? Dan mag je €0,19 per zakelijke kilometer aftrekken.
4 De uitzonderingen op de regel
Hieronder heb ik de meestvoorkomende kosten onder elkaar gezet. Op de site van de Belastingdienst is dit lijstje nog iets langer, mocht je geïnteresseerd zijn in zeer specifieke kosten.
Werkruimte thuis Werk je vanuit huis dan mag je deze kosten en alles wat daarmee samenhangt (elektriciteit bijvoorbeeld) nooit aftrekken. Tenzij je de kantoorruimte los zou kunnen verhuren aan derden, oftewel het heeft een eigen ingang en sanitaire voorziening. Dan mag je de kosten wel aftrekken.
Eten en drinken Etentjes met relaties of zelfs een kopje koffie voor klanten mag je slechts voor 80% aftrekken. Dit is omdat je er zelf (privé) ook gebruik van maakt.
Relatiegeschenken Als je een klant of relatie iets cadeau doet, dat betekent zonder dat je dit terugverdient, dan mag je dit ook slechts voor 80% aftrekken.
Zakelijke reisjes Ga je op reis voor je onderneming (bijvoorbeeld een studiereis)? Dan mag je de kosten hiervan ook slechts voor 80% aftrekken.
Internet en telefonie voor thuis Dit ziet de Belastingdienst als privé en mag je dus niet aftrekken. Tenzij het echt om zakelijke telefoontjes gaat, deze kosten zijn wel aftrekbaar. Een internetabonnement is niet aftrekbaar, tenzij je voor je onderneming sneller internet nodig hebt, dan is enkel de meerprijs aftrekbaar. Heb je elders een kantoorruimte? Voor deze ruimte zijn internet en telefonie wel volledig aftrekbaar, omdat dit puur voor zakelijk gebruik is.
Kleding Als je kleding ook privé kan dragen, dan is dit niet aftrekbaar. In mijn optiek kan je een paardrijbroek niet privé dragen (bijvoorbeeld als je naar een restaurant gaat) en daarom zie ik dit als zakelijke kosten. Hetzelfde geldt voor rijlaarzen en een cap. Kleding die je wel privé kan dragen, maar voorzien is van een logo van minimaal 70 cm2, is ook volledig aftrekbaar.
Persoonlijke verzorging Dit is helaas niet aftrekbaar, alhoewel hier de meningen over verdeeld zijn (zeker bij vrouwen). Echter, als je je onderneming niet had zou je waarschijnlijk ook naar de kapper gaan en make-up dragen. Puur om die reden is het niet aftrekbaar. Wat in mijn optiek wel aftrekbaar is, is het inhuren van een visagiste of haarstyliste voor video-opnamen. Dit doe je puur voor je onderneming en valt daarom onder zakelijke kosten.
Boetes Dit mag je nooit aftrekken. Nog even een korte toelichting over mij: ik ben geen fiscalist, maar ik werk wel samen met een fiscalist. Je moet mij dus niet als belastingspecialist zien, maar wel als iemand die ervoor kan zorgen dat de boekhouding zodanig wordt verwerkt dat alles kloppend is voor de Belastingdienst en jij niet in de problemen komt. Zoals eerder gezegd zijn sommige onderwerpen helaas niet zwart/wit (dat zou het pas makkelijk maken, Belastingdienst) en kunnen daarom altijd voor discussie zorgen.
